cómo se realiza un diagrama de flujo

 

1. Define el proceso a representar

El primer paso es detectar el proceso que quieres analizar, a fin de lograr una optimización que lleve tu negocio a otro nivel. En ocasiones un proceso está muy relacionado con otro y se pueden confundir los límites entre uno y otro, para ello es importante fijar dónde empiezan y dónde terminan. 

Como ejemplo, vamos a poner el caso de una empresa de fundas o carcasas para móviles; específicamente el proceso de cambio de producto por parte de los consumidores, quienes tienen un plazo de una semana para solicitar esta acción al negocio. Así que empieza cuando el cliente se comunica con la empresa y termina cuando el cambio del producto se efectúa.  

2. Localiza las etapas más destacadas

Aquí es fundamental determinar el número de las etapas que van a considerarse para crear el diagrama de flujo de proceso. Si es muy detallado puede estar cargado de información y, por lo tanto, ser confuso. Y, si es muy breve, es posible que se salte algunos pasos esenciales para lograr el objetivo del proceso.

En el caso de las carcasas de los móviles, la empresa fija cuatro etapas para el cambio solicitado por sus clientes. 

• Etapa 1: contacto del cliente para realizar la petición de cambio de modelo dentro del plazo establecido.
• Etapa 2: verificación del modelo solicitado por el cliente en el inventario.
• Etapa 3: localización de dicha carcasa en el almacén de la empresa.
• Etapa 4: cambiar la carcasa al cliente.

3. Realiza un borrador

Una vez consideradas las etapas del proceso que has decidido representar, haz un borrador del diagrama de flujo de proceso, donde empieces a usar los símbolos que generalmente se utilizan en este tipo de formato. 

• Óvalo: se usa para indicar el inicio y el final del diagrama de flujo de proceso.
• Rectángulo: indica una etapa del proceso a través de acciones claras.
• Rombo: sirve para marcar una división o decisión positiva (sí) o negativa (no) de una etapa, la cual cambiará la dirección de las siguientes etapas.
• Flechas: son las encargadas de marcar la dirección de todos los elementos del flujograma.
• Triángulo invertido: indica cuándo se ha archivado un documento o hecho un expediente.

Podemos ver en la imagen las etapas del diagrama de flujo de proceso de la empresa de carcasas en su dinámica de cambios de productos. Se usan los óvalos para indicar el inicio y fin, los rectángulos para las acciones de cada etapa, el rombo para las bifurcaciones (si hay o no el modelo solicitado por el cliente), y por supuesto las flechas que marcan el rumbo.  

4. Solicita retroalimentación

Aunque los directivos sean quienes regularmente se hacen cargo de esta tarea, es esencial pedir la opinión de los colaboradores que participan directamente en el proceso en cuestión, porque ellos son los que pueden brindarte la información más valiosa con base en su experiencia. Sin duda, es mejor elaborar un diagrama de flujo de proceso en equipo que de manera individual.

En el caso de la empresa de carcasas móviles, no se ha corroborado que el modelo aparece en el inventario de la empresa; además, al momento de buscar el color solicitado por el cliente existe la posibilidad de que no se encuentre. Por lo cual es necesario agregar otro rombo al flujograma para dar solución ante tal inconveniente. 

5. Traza el diagrama

Ya corregido el diagrama de flujo de proceso es momento de darle formato para concluirlo y presentarlo a socios, directivos y colaboradores de la empresa. En especial al área que se hace cargo de ese proceso, para que sepa qué acciones tomar en cada una de las etapas, que se han representado de manera visual para ser comprendidas rápidamente. 

6. Asignar roles en cada etapa

Por último, con ayuda del flujograma puedes dividir las tareas que desempeñarán determinados colaboradores en cada una de las etapas del proceso. Con ello podrás obtener resultados positivos y, por lo tanto, de mayor rendimiento.

A continuación veremos algunos ejemplos de diagramas de flujos de proceso que te servirán para conocer su funcionalidad y versatilidad en cualquier tipo de actividad de una empresa.